- Проблемы в обучении сотрудников и как их избежать
- Аттестация сотрудников
- Руководство в работе с CRM
- Начало работы в Битрикс24
- Основное меню сервиса
- Шаблоны задач
- Чат и звонки
- Группы
- Мобильное приложение Битрикс24
- Интеграция с внешними платформами
- Настройка уведомлений в Битрикс24
- Вывод
Проблемы в обучении сотрудников и как их избежать
Для проведения обучения с высокой эффективностью необходимо обучение сотрудников «по ролям». У каждого отдела свой спектр выполняемых задач, поэтому к каждому из них следует применить индивидуальных подход.
Аттестация сотрудников
После теории всегда необходимо закрепить знания практикой. Для усвоения программы проведите среди своих сотрудников тестовые задания, позволяющие пройтись по основным нюансам работы. Отслеживайте ошибки и вносите соответствующие коррективы в систему.
Руководство в работе с CRM
Руководство также должно находится в CRM-системе для проверок результатов через нее. Если руководители после внедрения системы продолжают требовать отчеты в старом формате, происходит сбой работы всей структуры. Это действительно частая ошибка, когда руководителя нет в CRM-системе, сотрудники же, обращая на это внимание, халатно относятся к освоению Битрикс24.
Начало работы в Битрикс24
Благодаря широкому набору инструментов Битрикс24 отлично подходит для эффективной работы компаний любых объемов. Мы перешли к теоретической части освоения работы в Битрикс24.
- Регистрация и создание. Помимо платных тарифов есть возможность подключения демо-режима на 1 месяц с доступом ко всем платным инструментам. Вам предлагается пользоваться сервисов в одном из двух режимов: в облаке (пользование онлайн-сервисом по подписке) и из коробки (установка системы на вашем сервисе с конечной лицензией). Итак, после создания своего Битрикс24, вам необходимо указать название компании и переименовать домен (при необходимости).
- Подключение сотрудников. Подключение сотрудников происходит через вкладку «Живая лента» далее «Пригласить сотрудников». Данная опция доступна только администратору, но в настройках вы можете разрешить всем приглашать пользователей на портал.
- Настройка структуры компании. Для просмотра и редактирования структуры перейдите в «Меню», а затем в «Сотрудники». За каждым подразделением структуры закрепляется свое название, руководитель и сотрудники. Нажимая «Добавить подразделение», вы создаете новое подразделение, в котором нужно будет заполнить данные.
Если вы забыли добавить кого – то из сотрудников, здесь же есть кнопка «Пригласить сотрудников». Вы также можете переносить сотрудников в подразделения, перетаскивая иконку с именем в нужное окно.
Основное меню сервиса
Разделы меню находятся в левой колонке экрана. Здесь мы имеем:
- Живую ленту, которая вмещает в себе несколько подразделов: «Сообщение», «Задача», «Событие», «Опрос», «Еще».
В «сообщениях» вы можете писать и получать сообщения от других коллег, в «задачах» происходит формирование задач, «события» нужны для создания событий, которые также отражаются в живой ленте других сотрудников. «Опрос» служит для создания опросов как для всех сотрудников, так и отдельно для выбранных вами групп. Во вкладке «еще» находятся дополнительные вкладки для отправления различных сообщений в Живую ленту.
- Задачи и проекты.
В этом разделе вы можете видеть всю информацию о завершенных, текущих и запланированных планах. Также в этом разделе вы создаете свои задачи, или задачи для других сотрудников. Создание задач очень простое и быстрое – после нажатия кнопки «Добавить задачу», вы вносите все необходимые данные: название и описание, а также можете составлять инструкции по их исполнению, назначать ответственных сотрудников и выставлять срок выполнения.
Роли сотрудников, участвующих в задаче:
- Ответственный – исполнитель задачи;
- Постановщик – назначивший задачу сотрудник;
- Соисполнитель – помощник в выполнении задачи;
- Наблюдатель – сотрудники, которым приходят уведомления о выполнении задачи.
Шаблоны задач
Шаблоны задач как правило используются для систематических задач. Во вкладке «Шаблоны» нажимайте кнопку «Добавить» и заполняйте поля. После сохранения создается новый шаблон задачи. Для создания подобной задачи, выбирайте нужный шаблон и нажимайте на иконку с тремя горизонтальными линиями, после чего «Добавить задачу по шаблону».
Чат и звонки
В этом разделе у вас появляется чат с помощником Битрикс24 и общий чат сотрудников и коллег. Из инструментов в данном разделе есть:
- Строка поиска;
- Создать новый чат. На ваше усмотрение это может быть закрытый чат для выбранных вами коллег, открытый чат для всех, чат для вас и для выбранного вами сотрудника.
В системе доступны аудио и видео звонки между сотрудниками. Для этого создайте чат и выберите тип звонка. Для групповых звонков используются закрытые групповые чаты.
Группы
В этом разделе показаны как уже сформированные группы, так и создаются новые. Здесь же создаются проекты с заданным по вашему усмотрению типом: открытый, закрытый или внешний.
Мобильное приложение Битрикс24
Мобильное приложение бесплатно и работает на всех устройствах и платформах. Через приложение удобно отслеживать процесс работы по задачам, использовать CRM, общаться с коллегами и клиентами.
Интеграция с внешними платформами
Битрикс24 коммуницирует с такими сервисами, как:
- MS Office, OpenOffice, LibreOffice, облачные сервисы GoogleDocs, Office 365.
- Microsoft Outlook, продуктами Google и Apple.
- MS Exchange Server 2007/2010.
- Active Directory/LDAP – модуль AD/LDAP интеграция.
- Продуктами 1С.
Настройка уведомлений в Битрикс24
Для настройки уведомления нажмите на стрелочку рядом с вашим именем в правом верхнем углу, далее «Настройка уведомлений». Здесь вы можете выбрать режим – простой или расширенный. В каждом из которых также можно изменять настройки.
Вывод
В статье были разобраны только основные нюансы по работе с Битрикс24. Это популярный и эффективный портал, которые объединяет множество инструментов для управления проектами. Опыт компании Мелдана в разработке собственных программных решений позволяет произвести внедрение Битрикс24 или переход на Битрикс24 с другой платформы.